FAQ : Organisation du travail

A la Walhinette, ce sont les coopérateurs qui sont propriétaires et qui gouvernent dans une totale transparence.

Chaque coopérateur assure 3h00 consécutives de permanence (appelé shift) au magasin toutes les 4 semaines. Durant cette permanence, les tâches sont effectuées à plusieurs et en fonction des compétences de chacun. Le coopérateur prendra connaissance des tâches et procédures à mettre en œuvre grâce au vade-mecum disponible prochainement.

La règle de base est que le coopérateur preste un "shift fixe", c'est à dire que le jour et la période restent fixes au fil des 4 semaines. Il prestera donc 13 shifts par an.

La planification des shifts se fait comme suit :

• Un mois est découpé en 4 semaines, appelées semaine A, B, C et D.
• Chaque jour est découpé en plages horaires, appelées créneaux.
• Chaque créneau a un nom spécifique. Exemple : “A-SAM_9h30-12h30-” (le membre travaille tous les samedis de la semaine A, de 9h30 à 12h30.)
• Chaque équipe compte un coordinateur qui organise et coordonne le travail de son équipe et endosse la responsabilité de gestion de son équipe.

Le travail au sein de la Walhinette est également assuré par des Cellules, composées de coopérateurs, qui prennent en charge les responsabilités et tâches permettant de faire fonctionner l’épicerie. La liste et le descriptif des tâches des Cellules sont repris sur le site internet dans la FAQ 1/La coopérative.

De manière exceptionnelle et dûment documentée, le Conseil d'Administration peut autoriser un horaire variable, appelé régime "Shift flexible". Les membres bénéficiant de ce régime doivent s’inscrire à des shifts pour lesquels il est plus difficile de trouver de la main d’oeuvre : en semaine ou le samedi, par exemple.

Ce régime est destiné aux personnes ayant un rythme très variable, telles que les personnes vivant en partie à l'étranger ou ayant des déplacements professionnels de longue durée. Dans ce cas, le coopérateur n’est pas inscrit à un créneau régulier.

Les règles suivantes s’appliquent strictement au membre en régime “Shift flexible” :

• Il preste 13 shifts par an.
• Il accumule des shifts de manière anticipée en travaillant beaucoup les mois précédents son absence.
• Il doit s’inscrire aux shifts encore disponibles.

Exemple : vous serez à l'étranger durant les mois d'avril à octobre, donc vous venez travailler avant pour anticiper vos shifts.

Remarque: pour autant que vous soyez en ordre au niveau du nombre de shifts, vous pourrez toujours venir faire vos courses durant cette période.

Toutes les personnes physiques inscrites comme coopérateurs, à l’exclusion de ceux ayant souscrit des parts C, doivent venir travailler au magasin, sauf cas de dispense (voir question ci-après).

Les personnes morales ayant souscrit des parts B sont redevables d’une contrepartie fixée au cas par cas.

Les coopérateurs ayant souscrit des parts C – de soutien – ne doivent pas travailler, mais ne peuvent pas effectuer d’achats.

Tous les habitants de la colocation souhaitant consommer les produits de la Walhinette sont encouragés à s’inscrire comme coopérateur et à faire leurs shifts.

Néanmoins, avec l’accord de la cellule Accueil, une colocation peut souscrire au nom d’un seul colocataire. Celui-ci peut se faire remplacer sous certaines conditions (voir question ci-après sur le remplacement pour un shift).

Oui, la Walhinette prévoit sous certaines conditions des exemptions de travail dans le magasin, de manière permanente (ex. personne gravement handicapée) ou temporaire (plusieurs mois ; par exemple en cas de grossesse difficile).

Ces exemptions sont accordées par le Conseil d’Administration (dispense permanente) ou par la cellule Accueil - Suivi (absence temporaire), qui évalueront au cas par cas. Les demandes de dispenses sont à introduire auprès de la cellule Accueil - Suivi.

Oui. Une assurance couvre les coopérateurs, et leur éventuel remplaçant, contre les accidents aussi bien durant leur shift dans le magasin que durant les déplacements entre leur domicile et l’épicerie.

ATTENTION : un remplaçant ne sera couvert que s’il répond à certaines conditions, en particulier que ses coordonnées aient été enregistrées par la cellule Accueil et que la cellule Suivi soit informée du remplacement (voir question ci-après).

En cas de nécessité, vous pouvez vous faire remplacer par une personne non membre sous certaines conditions :

• Le remplaçant doit être un membre de la famille en ligne directe (conjoint, cohabitant, parents, enfants), ou un colocataire.
• Âgé de plus de 18 ans
• Une personne formée AVANT de venir au shift : lecture du vade-mecum, coaching par le conjoint membre, participation à une séance de formation, instructions spécifiques pour le rôle de coordinateur (le cas échéant)….
• Le coopérateur remplacé reste responsable du bon déroulement de son shift.
• C'est le coopérateur remplacé qui recherche
• La cellule Accueil-Suivi doit être informée préalablement du remplacement.

ATTENTION : Pour des raisons d’assurances et d’organisation, les coordonnées du remplaçant « non coopérateur » doivent impérativement être communiquées par le coopérateur remplacé à la cellule Accueil, 8 jours AVANT la première permanence de remplacement au magasin. Les informations à fournir sont : prénom, nom, lieu et date de naissance, domicile, numéro national, GSM, adresse email et le nom des coopérateurs qui pourront être remplacés.

Oui et voici les différentes possibilités qui s’offrent à vous :

• Vous essayez de trouver quelqu’un via la liste des coopérateurs à régime "Shift flexible».
• Vous demandez à quelqu’un que vous connaissez parmi les coopérateurs de permuter votre shift avec le sien.
• Vous regardez dans le planning et essayez de trouver quelqu’un du même créneau horaire que vous mais d’une semaine différente

Si vous êtes coordinateur, veillez dans la mesure du possible à déléguer votre rôle à un autre coordinateur. A défaut, briefez bien la personne qui vous remplace à propos des tâches qui incombent à ce rôle (entre autres pour les clefs).

Dans tous les cas, merci de prévenir la cellule Suivi du changement de coopérateur AVANT le shift. C’est nécessaire pour une question d’assurance.

Oui, chaque coopérateur peut demander à changer d’équipe (et donc de créneau horaire), notamment si la relation avec son coordinateur est mauvaise.

Oui. Les enfants de moins de 18 ans peuvent faire leurs courses avec la carte coopérateur d’un de leurs parents.

Non. La priorité est donnée aux permanences dans le magasin. Nous avons besoin de toutes les forces vives pour faire en sorte que le magasin fonctionne au mieux et maximiser les heures d’ouverture. Nous vous demandons donc de prester avant tout leurs 3 heures au magasin. Cette permanence est indispensable pour connaitre le fonctionnement du magasin comme coopérateur.

Si vous en avez la possibilité, une participation dans une ou plusieurs cellules est toutefois fortement appréciée pour veiller au bon fonctionnement global de la coopérative et permettre de mieux comprendre son fonctionnement. Dans certains cas, et si approuvé par le Comité de Coordination, cela peut amener à alléger le quota de shifts à prester.

Pour assurer le bon fonctionnement de la coopérative et la pérennité du projet, il est impératif que les personnes pouvant bénéficier du régime "shift flexible" ou les personnes sans shift fixe attribué fassent le nombre minimum de shifts prévus soit 13 par an.

Vous avez deux possibilités pour trouver un shift à prester :

• En consultant le planning : .dans la colonne « place libre », vous pouvez trouver le nombre de personnes encore manquantes pour le shift correspondant, et choisir parmi ces trous.
• En consultant l'onglet "remplacement de shift" dans l’intranet de la Walhinette (lorsqu'un remplacement est convenu, clôturez le post en répondant à celui-ci par "solution trouvée").

Vous serez peut-être aussi sollicité directement par un coopérateur qui se trouve dans l’impossibilité de faire son shift et cherche un remplaçant. Répondez positivement dans la mesure du possible.

Dans tous les cas, merci de prévenir la cellule Suivi AVANT le shift. C’est nécessaire pour une question d’assurance.

En cas d’impossibilité temporaire de travailler (suite par exemple à une maladie ou un empêchement majeur), le coopérateur est responsable de trouver lui-même un autre coopérateur d’un autre shift ou en régime flexible pour le remplacer (faire un échange). Le coopérateur absent peut aussi se faire remplacer par un « non-coopérateur » sous certaines conditions (voir question ci-dessus).

De plus, il doit en informer la cellule Suivi aussitôt qu’il sait qu’il sera absent et lorsqu’il a trouvé un remplaçant (en donnant le nom de celui-ci).

Cela permet de mettre à jour le planning des shifts, et de garantir que le remplacement sera assuré.

Différents systèmes de gestion des absences existent pour les coopérateurs qui travaillent dans le régime « Shift fixe » (pour le régime « Shift flexible », les absences sont gérées de facto par le système d’anticipation des shifts).

Absence à 1 shift (4 semaines) : le système d’échange est l’option à privilégier. Il consiste à échanger avec un autre coopérateur son shift prévu.

Absence de 4 à 8 semaines : il est possible de venir travailler à l’avance pour effectuer des “shifts bonus”. Ces shifts bonus permettent aux coopérateurs d’accumuler du travail en prévision d’une absence et de leur laisser la possibilité de faire leurs courses pendant cette période. Le coopérateur doit en informer anticipativement la cellule Suivi.

Le congé de plus de 8 semaines et de maximum 12 mois : lorsqu’un coopérateur s’absente pour plus de 8 semaines, il peut prendre congé de la Walhinette. Lors de ce congé, il ne doit pas travailler et ne peut pas faire ses courses. Le coopérateur doit en informer anticipativement la cellule Suivi.

Absence de plus d’un an : le coopérateur doit en informer anticipativement la cellule Suivi. Il sera considéré comme désinscrit. A son retour, il devra se réinscrire à un créneau.

Pour une bonne organisation et une gestion efficace du magasin, il est essentiel que chacun respecte ses engagements. Si toutefois un membre rate son shift (sans avoir trouvé un remplaçant), il entre dans le mécanisme de la double compensation : le coopérateur devra effectuer deux shifts (rattraper son shift manqué et réaliser un shift de compensation) avant le prochain shift de travail prévu (endéans les 4 semaines).

Toutefois si l’absence est justifiée (maladie imprévue, accident, etc.) et que le coopérateur a prévenu ses collègues du shift à temps, le coordinateur de l’équipe peut exceptionnellement estimer qu’une simple compensation suffit (rattraper seulement le shift manqué).

Le droit de faire ses courses dépend du statut du coopérateur. 

Si un coopérateur manque un de ses shifts, son statut passe de “à jour” à “en alerte.” Il dispose alors de quatre semaines pour régulariser sa situation, pendant lesquelles il peut continuer à faire ses courses. Si dans ce délai il n’a réalisé aucun de ses shifts prévus, il est alors “désinscrit” et ne peut plus faire ses courses.

Si le coopérateur est venu travailler mais qu’il n’a pas encore réalisé l’ensemble de ses shifts prévus (manqué et de compensation), il est “suspendu” et dispose d’un “délai de grâce” de deux semaines pendant lesquelles il peut faire ses courses et terminer ses shifts. Le délai de grâce s’enclenche automatiquement la première fois que le coopérateur revient à la coop pour faire ses courses après qu’il ait été suspendu.

Le coopérateur peut également faire une demande “d’extension” de quatre semaines pour régulariser sa situation.

En fonction de la réalisation ou non des shifts prévus, le statut d’un membre peut varier, et ses droits s’en trouvent modifiés.

Ci-dessous, vous trouverez un récapitulatif des différents statuts existants : 

Cliquez ICI

Pour l'instant, il suffit de le demander à la Cellule suivi par mail.

Oui, tout à fait !

Toute bonne volonté est plus que bienvenue moyennant de respecter les dispositions légales spécifiques à chaque statut rappelées ci-dessous.

Toute personne sous le régime de la prépension, percevant des allocations de chômage, en incapacité de travail ou émargeant du CPAS doit introduire au préalable une demande d’autorisation avant de pouvoir assurer ses permanences au magasin de manière bénévole (bien insister sur le caractère bénévole du travail dans une Société Coopérative à finalité sociale et limité à 3 heures toutes les 4 semaines).

Chômeurs
Un chômeur indemnisé peut normalement exercer un volontariat en conservant ses allocations, à condition d’en faire la déclaration préalable et écrite via le formulaire C45B auprès de son organisme de paiement (CAPAC ou syndicat). Ce dernier la transmet à l'ONEM qui dispose d’un délai de 12 jours ouvrables pour se manifester. En attendant, le demandeur d’emploi peut déjà commencer son activité bénévole.
Si endéans les deux semaines, le demandeur d’emploi ou le prépensionné n’a pas reçu de réponse de l’ONEM, il peut considérer que l’activité volontaire est autorisée pour une durée illimitée. Attention: un accord tacite de l’ONEM ne signifie pas qu’il n’y aura pas de contrôle ou de refus ultérieur.

L’approbation dépend d’un cas à l’autre. Les motifs de refus sont souvent liés au fait que:

l’activité n’est pas du volontariat au sens de la loi :

• l’activité, par sa nature, sa durée et sa fréquence ou en raison du cadre dans lequel elle s’inscrit, ne présente pas ou plus les caractéristiques d’une activité habituellement exercée par des volontaires dans la vie associative
• la disponibilité du chômeur pour le marché du travail s’en trouve réduite.

Prépensionnés

Les prépensionnés doivent déclarer leurs activités bénévoles à leur organisme de paiement, en suivant les mêmes règles que les chômeurs.

Personnes en incapacité de travail
En cas d’incapacité de travail, il faut demander l’autorisation préalable du médecin conseil avant de débuter une activité bénévole (ou de la poursuivre, si elle a commencé avant le début de l’incapacité de travail).

Personnes bénéficiant du revenu d'intégration (du CPAS)
Une personne bénéficiant d’un revenu d’intégration sociale qui souhaite exercer un volontariat doit en informer le CPAS.

Dans un système participatif comme la Walhinette, il est indispensable d’avoir des personnes endossant certaines responsabilités à un moment donné et pouvant gérer des situations de façon indépendante et autonome. Le coordinateur en charge d’une équipe pour un shift possède donc un certain pouvoir. Il peut par exemple et en fonction de certaines circonstances, décider d’octroyer une simple compensation à un membre de son équipe.

Afin de réaliser le passage d’information entre deux shifts, le coordinateur s’engage à être présent 15 minutes avant son shift. Au début de chaque shift, il “briefe” son équipe et répartit à chacun les tâches à réaliser.

Si le coordinateur est dans l’impossibilité de prester son shift, il doit trouver un remplaçant qui est de préférence un autre coopérateur-coordinateur, ou éventuellement un adulte de sa famille ou colocataire qui est formé pour le rôle de coordinateur (voir question ci-dessus sur le remplacement).

Pour devenir coordinateur, le coopérateur doit suivre une formation spécifique. Pour les informations pratiques, vous pouvez contacter la cellule Accueil.