FAQ : Fonctionnement interne

La coopérative fonctionne sur base de trois documents de référence :

1. Les Statuts – décrivent en détails la finalité sociale et l’objet social de la coopérative, ses mécanismes de détention et de transfert de parts, la constitution et le fonctionnement des organes et instances de la coopérative, et d’autres dispositions telles que la dissolution éventuelle de la société. C’est l’acte de constitution de la coopérative passé devant notaire et déposé aux Greffes du Tribunal de Commerce.
2. Le Plan financier – est l’outil de suivi mensuel des revenus et des dépenses de la coopérative. Il permet aux différents organes et instances de piloter la coopérative d’un point de vue financier. Le plan financier a été déposé chez le notaire.
3. Le Règlement d'Ordre Intérieur ou ROI – décrit en détails le mode de fonctionnement opérationnel de la coopérative.

La gestion de la coopérative satisfait à une volonté de démocratie participative et d'intelligence collaborative.

La démocratie participative repose sur les principes de base suivants :

• Tous les coopérateurs ont le même droit d’être associés aux débats et à la prise de décisions quant aux projets de la coopérative (essentiellement via l’Assemblée Générale).
• Tous les coopérateurs ont accès à l’information et à des canaux de communication leur permettant d’exprimer leur avis.
• Tous les coopérateurs ont le devoir de contribuer activement au développement et à l’organisation, dans le cadre des structures et responsabilités définies dans le ROI.
• La participation active des coopérateurs est la base du fonctionnement de la coopérative et se traduit dans le mode de décision et de gestion.

Les compétences sont distribuées de la façon suivante entre organes et instances au sein de la coopérative :

Les organes :

• l’Assemblée Générale (AG) représente tous les coopérateurs et prend les décisions dévolues par la loi. Elle définit également les grandes lignes de conduite de la coopérative et les traduit le cas échéant, dans les Statuts ou le ROI.
• le Conseil d’Administration (CA) - composé au minimum de trois et au maximum de sept coopérateurs - adopte les décisions tactiques, en sus des pouvoirs dévolus par la loi.

Les instances internes :

• le Comité de Coordination (CC) - composé des représentants des cellules de la coopérative, il rassemble les réflexions formulées par celles-ci et propose des résolutions au Conseil d’Administration. Il veille au respect du principe de transparence inclus dans le fonctionnement des organes et instances de la coopérative.
• les Cellules - composées de tous les coopérateurs qui entendent prendre part à la dynamique participative de la coopérative. Elles sont créées par thèmes de travail ; elles assurent le fonctionnement au jour le jour de la coopérative, dans le cadre du mandat qui leur est confié par le CC, et récoltent les suggestions en termes d’organisation à destination du Comité de Coordination ;
• le Comité Sociétal (CS) – composé au minimum de trois et au maximum de cinq coopérateurs -, qui observe et s’assure du respect de la finalité sociale de la coopérative, notamment par le contrôle des comptes ;
• les Challenge Team (CT) – ce sont des groupes temporaires créés selon le besoin pour résoudre un problème particulier et limité ; leur travail supporte celui des cellules.

Pour les coopérateurs qui entendent prendre part à la dynamique participative de la coopérative, la Walhinette a mis en place 9 de cellules répartie par thèmes de travail. Les voici :

Accueil et suivi - Missions

Recruter les coopérateurs

Maintenir la liste des coopérateurs, des conjoints et des sympathisants à jour

Gérer le processus d’inscription/démission des coopérateurs

Accueillir les coopérateurs et répondre aux questions

Organiser des séances d’information

Organiser l’écolage et les sessions de formation

Gestion des plannings de travail des coopérateurs

Suivi du bon déroulement des shifts

Suivi de la formation des coopérateurs

Aménagement local - Missions

Réaliser les plans d'installation

Gérer les travaux

Trouver équipement intérieur

Assurer la maintenance du magasin

Produits - Missions

Contrôle du respect des critères de sélection

Suivi de la demande des produits et de l'évolution de l’offre

Contacts producteurs

Gestion et suivi des commandes

Gouvernance - Missions

Rédaction et mise en oeuvre des statuts et du ROI

Mise en place effective des organes de la société

Information et formation des coopérateurs sur le ROI

Rôle de facilitateur pour le fonctionnement des cellules et des organes

Finances - Missions

Définition du business plan et du plan financier

Validation des dépenses par les cellules (dans un premier temps)

Gestion des budgets et de la trésorerie

Réception et vérification des factures

Superviser la comptabilité

IT - Missions

Gérer tout le support informatique du magasin et des autres cellules (site web, système de caisse, logiciel de gestion du magasin, etc.)

Fournir le contenu nécessaire pour la formation des coopérateurs à la gestion de la caisse et du logiciel de gestion

Communication - Missions

Responsable de la charte graphique

Gardien de l’uniformisation de toute communication vers l’extérieur

Faire vivre la page Facebook

Rédaction et envoi de la newsletter

Creation de flyers, affiches et divers visuels

Administration - Legal - Missions

Etablir les contrats avec les fournisseurs, les assurances, etc.

Gérer les contacts avec les autorités communales, fiscales, l’AFSCA, etc.

Envoyer les certificats coopérateurs et autres documents officiels (fiscaux, etc.)

Trouver les subsides et/ou prêts à taux avantageux

Maintien du registre des actionnaires

Events - Missions

Organiser les événements festifs

Organiser les animations, ateliers, séances ciné en collaboration avec autres cellules concernées

Vous serez accueilli avec joie dans un des groupes qui mettent en œuvre au quotidien les décisions de l’Assemblé Générale pour un fonctionnement efficace et pérenne de la Walhinette.

Si vous souhaitez vous engager dans des activités opérationnelles, le mieux est de rejoindre une cellule, à choisir selon vos compétences et les besoins du moment de la Walhinette.

Si vous souhaitez prendre plus de responsabilité dans la bonne gestion de la Walhinette, n’hésitez pas à proposer votre candidature pour le Conseil d’Administration ou le Comité Sociétal (les membres de ces deux comités sont officiellement nommés par l’AG).

Enfin, si votre engagement est plus ponctuel et pour un sujet particulier, vous pourrez participer à une Challenge Team actuellement active.

Pour vous informer sur ces groupes et les rejoindre, envoyer un mail à la Walhinette.

Pas besoin d’être expert : quelles que soient vos compétences, vous pourrez être utile d’une manière ou d’une autre à notre projet commun.

Chaque organe et instance de la coopérative fonctionne suivant un mode de consensus raisonné, c’est-à-dire un mode de décision visant à dégager un accord suivant un processus participatif. Dans un souci d’efficacité, si un consensus ne peut être dégagé pour un point donné et pour autant qu’au moins une majorité des deux tiers des coopérateurs présents ou représentés soit d’accord sur le principe, il est statué à la majorité des deux tiers des coopérateurs présents ou représentés, sauf dans les cas prévus par la loi ou par les Statuts.

Avant d’être implémentée, chaque décision suivra un parcours différent au sein de la Walhinette, en fonction de son importance et du niveau concerné : opérationnel, tactique ou stratégique. Pour le fonctionnement permanent de la Coopérative, le Comité de Coordination est l’organe principal de décision, alimenté par les propositions préalablement approuvées en cellule ; l’approbation du CA sera requise dès que la responsabilité des administrateurs est en jeu ainsi que pour les aspects tactiques. L’AG prendra position sur les options stratégiques, et les points requis par la loi.

Chaque coopérateur de la coopérative a une et une seule voix à l’AG quel que soit le nombre et type de parts auxquelles il a souscrit.

La règle est la suivante :

Souscription plusieurs parts A (minium 4) = 1 shift (prestation à l’épicerie) = 1 voix à l’AG

Une famille, ou colocation, ayant décidé de souscrire comme un seul coopérateur (et donc de de ne prester qu’un shift) n’aura droit qu’à une voix à l’Assemblée Générale. Si plusieurs membres de la même famille, ou colocataires, sont inscrits comme coopérateur, et prestent chacun leur shift, alors ils auront chacun droit à une voix à l’Assemblée Générale.

Souscription à plusieurs parts B (minimum 4) = 1 voix à l’AG

Souscription à une ou plusieurs parts C = 1 voix à l’AG